কীভাবে একটি ছোট অফিসকে সুসজ্জিত করা যায়

সময় পরিবর্তনের সাথে সাথে চাহিদা ও যোগান বদলাচ্ছে। তাই প্যান্ডেমিকের পরে অনেকেই চাকরির পাশাপাশি ব্যবসা শুরু করেছেন, কেউ নতুন উদ্যোগ নিচ্ছেন। তবে ব্যবসার জন্য ভালো জায়গা পেলেও স্পেস সংকট বড় চ্যালেঞ্জ। তাই আজকে আমরা বলবো কিভাবে সবরকম ফ্যাসিলিটিসহ ছোট অফিস ডেকোরেশন করবেন। চলুন জেনে নেই, ছোট জায়গায় অফিসকে সুন্দরভাবে সাজানোর কিছু কার্যকর উপায়।

একটি ছোট অফিসের জন্য কতটুকু জায়গা প্রয়োজন?

চার থেকে পাঁচ জনের প্রাইভেট স্পেস নিয়ে ছোট অফিস ডেকোরেশন করতে ৭০০ থেকে ১২০০ স্কয়ারফিটের অফিস স্পেস যথেষ্ঠ। দেখতে ছোট মনে হলেও পরিকল্পিত স্পেস ডিভাইডেশন ও ডেকোরেশনের মাধ্যমে একে পুরোদমে ফাংশনাল করা সম্ভব। এর জন্য রুমের সংখ্যা, অবস্থান, দরজা-জানালার ব্যবহার, আলো, ওয়াশরুম ও ডাইনিংস্পেস পরিকল্পিতভাবে সাজানো দরকার। 

কতগুলো কক্ষ থাকবে, কোন কক্ষে কে বসবে, কোন কক্ষ কোন পার্শে হবে, দড়জা-জানালানার বা আলোর ব্যবহার দিকে লক্ষ্য রেখে প্ল্যান করা, ওয়াশরুম-ডাইনিংস্পেস পাশাপাশি রাখা প্রভৃতি। সেক্ষেত্রে প্রতিটি স্থানকে বিকল্প হিসেবে ব্যবহারের অপশন রাখা যেতে পারে।

যেমন- ওয়ার্কার ডেক্স কাম মিটিং রুম, নেটওয়ার্কিং কাম ব্রডকাস্টিং রুম, এডিটিং কাম প্রিন্টিং রুম, রিসিপশন কাম ওয়েটিং রুম কাম প্রাইমারি ডেস্ক প্রভৃতি। যদিও অফিস ও কাজের ধরণ অনুযায়ী এর নামগুলো ভিন্ন হতে পারে কিন্তু চাইলে এভাবে ভাগ করা যায়। একটি অফিস স্পেসকে সুসজ্জিত করার জন্য অনেক রকম কৌশল অবলম্বন করা যেতে পারে। তেমন কয়েকটি কৌশল তুলে ধরা হলো-

কিভাবে একটি অফিসকে পূর্ণাঙ্গ রূপ দেওয়া যায়?

প্রতিটি স্থান বিকল্পভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে, যেমন ওয়ার্কার ডেক্স কাম মিটিং রুম, নেটওয়ার্কিং কাম ব্রডকাস্টিং রুম, এডিটিং কাম প্রিন্টিং রুম, রিসিপশন কাম ওয়েটিং রুম। অফিস ও কাজের ধরন অনুযায়ী এই ভাগগুলো ভিন্ন হতে পারে। একটি ছোট অফিসকে সুসজ্জিত করার কিছু কৌশল নিয়ে আলোচনা করা হলো।

১। অফিসের সঠিক স্থান নির্বাচন করা

আপনার অফিসের জন্য একটি সুইটেবল স্থান নির্বাচন করা অতি জরুরী। যে কাজের জন্য যেখানে যাওয়া প্রয়োজন সেটা সেখানে গিয়েই সারতে হয়। তাই আপনার নির্দিষ্ট অফিসটি অবশ্যই সেরকম প্রয়োজনীয়তা ও উপযোগীতা অনুযায়ী করা দরকার। যাতে আপনার কাছে যে সেবা আছে তা গ্রাহক অতি সহজেই পেতে পারে।

২। অফিসের বিভিন্ন স্পেস ভাগ করে নেওয়া

আপনার অফিসের ধরণ, কাজের পরিধি ও কর্মীসংখ্যা অনুযায়ী পরিকল্পনা কার্যকর করা যেতে পারে। যেমন— একটি ১২০০ স্কয়ার ফিটের স্পেসে কয়েকটি চারটি কক্ষের সমন্বয়ে সাজানো যেতে পারে। প্রথমে এন্ট্রি কক্ষে ফন্ট ডেস্ক কাম রিসিপশন, তার পাশের কক্ষে ওয়ার্কস্টেশন, ভেতরের একপাশে সিইওর রুম, এবং অন্যপাশে থাকবে ডাইনিং/ওয়াশরুম ও নেটওয়ার্কিং রুম। 

৩। দ্রব্যসামগ্রী কি কি থাকবে তা তালিকাভূক্ত করা

রুম ভাগ করার পর পর বাকি সবকিছু সাজাতে কী কী উপকরণ প্রয়োজনভেবে সকলকিছু নির্দিষ্ট স্থানে বসাতে হবে। অফিসের সব থেকে নিত্য প্রয়োজনীয় জিনিস হচ্ছে টেবিল, চেয়ার, সোফা, ফাইল কেবিনেট, শেলফ ইত্যাদি। তাই এর সঠিক প্ল্যানিং থাকা আবশ্যক।

৪। সবার জন্য উপযুক্ত ডেস্ক নির্দিষ্ট করা

যেকোনো অফিসে কোন কক্ষে কে বসবে তা নির্দিষ্টকরণ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কারণ উপরে অনেক ক্ষেত্রে অফিসের রুচিবোধ থেকে সেবার মান সবকিছুই পজিশনিং এর উপর নির্ভর করে। তাই অফিস স্পেস সজ্জিত করার আগে প্ল্যান করে নেওয়া দরকার কোন পার্শে বা কোথায় কার ডেস্ক বা টেবিল কিংবা রুম হবে। সে অনুযায়ী ডেকোরেশন করতে হবে।

৫। রিসিপশন/ অভ্যর্থনা কক্ষ/স্পেস

রুম এবং ডেস্ক নির্বাচনের সময় লক্ষণীয় বিষয় হচ্ছে অভ্যর্থনা কক্ষ বা রিসিপশন স্পেস। এটিকে অবশ্যই প্রথমদিকে রাখা উচিৎ। কারণ কোনো সেবা গ্রহীতা কোথায় কী আছে এ ব্যপারে জানতে প্রথমেই রিসেপশন রুমে এসে ইনফরমেশন নেয়। তাই অভ্যর্থনা রুমে অনেকগুলো বিষয় যুক্ত থাকে। যেমন- অভ্যর্থনা, ইনফরমেশন, কমিউনিকেশন প্রভৃতি। তাই একে গুরুত্বের সাথে নির্দিষ্টকরণ ও সজ্জিত করণ করা আবশ্যক।

৬। স্পেসকে একাধিক কাজের উপযোগী

যদি আপনার অফিস স্পেসটি অপেক্ষাকৃত ছোট আকৃতির হয়, তাহলে অবশ্যই স্থানের সঠিক ও কোয়ালিটি ইউজের ক্ষেত্রে নজর রাখা আবশ্যক। যাতে এক ইঞ্চি জায়গাও অপ্রয়োজনীয় হয়ে পরে না থাকে। আর যেহেতু স্পেস ছোট তাই একাধিক কাজ যাতে এক জায়গায় সম্পাদন করা যায় সে দিকে দৃষ্টিপাতকরা যেতে পারে। যে জায়গাগুলো একান্তই গুরুত্বপূর্ণ। যেমন এমডি/ডিডি/জিএম কক্ষ ছাড়া বাকি কক্ষগুলোকে একাধিক কাজে ব্যবহার উপযোগী করে তোলা।

৭। কমন রুমের ব্যবস্থা রাখা

কমনরুম অফিসের যেকোনো ইম্পর্টেন্ট মিটিং বা প্রজেক্ট এক্সিকিউট কিংবা পিপিএম এর ক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু ছোট স্পেস হওয়ার কারণে যদি এক্সট্রা কমনরুমের ব্যবস্থা না করা যায়, সে ক্ষেত্রে ইমল্পয়ের রুম কিংবা অন্য যেকোনো রুমে এমন ব্যবস্থা রাখতে হবে যাতে যেকোনো সময় যেকোনো কাজে ব্যবহার করা যায়।

৮। প্রয়োজনে দেয়ালের ব্যবহার

অফিসের এমন অনেক কাজ বা কাজের জিনিস থাকে যেগুলোর ক্ষেত্রে রুমের স্থানের অপচয় না করে দেয়ালের ব্যবহার করেও করা যেতে পারে। সে ক্ষেত্রে জায়গা অপচয় না করে দেয়াল বা বিল্ডিং এর আপার অপশন ব্যবহার করা যেতে পারে। যেমন- ওয়াটবোর্ড ব্যবহারের ক্ষেত্রে পর্যাপ্ত জায়গা থাকলে ইজেলেব দিয়ে ব্যবহার করা যেতে পারে। তবে এক্ষেত্রে অনেকটা জায়গা প্রয়োজন। কিন্তু একে দেয়ালের সঙ্গে সেট করে দিলে কাজও হয় আবার অতিরিক্ত জায়গাও অপচয় হয়না। একই ক্লাজ করা যায় প্রজেক্টর ও প্রজেক্টর স্ক্রিন ব্যবহারের ক্ষেত্রেও। এভাবে প্রয়োগের ফলে অফিসের অনেক স্পেস অপচয় রোধ হওয়ার পাশাপাশি স্বল্প স্পেলে একটি অফিস পুরোপুরি পরিচালন করা সম্ভব।

৯। পোর্টেবল ক্যাবিনেট ব্যবহার

অফিসের এমন অনেক দ্রব্যসামগ্রী থাকে যেগুলো রাখার জন্য আলমিরা বা কেবিবেট আবশ্য হয়ে পরে। কিন্তু যদি অফিসে পর্যাপ্ত জায়গা না থাকে সে ক্ষেত্রে ফাইল বা দ্রব্যসামগ্রী রাখার জন্য পোর্টেবল ফাইল কেবিনেট ব্যবহার করা যেতে পারে। ফলে যেকোনো সময় এসকল কেবিনেটকে স্থানান্তর করা যাবে। এতে চাইলেই যেমন ডেকোরেশন পরিবর্তন আনা সম্ভব তেমনই জায়গার অপচয় রোধও সম্ভব। আর আকর্ষণীয় কেবিনেট ব্যবহারে অফিসের সৌন্দর্যও তুলনামূলক বৃদ্ধি পাবে।

১০। ওয়াশরুম/ডাইনিং

ছোট অফিসের জায়গা সংকুলান এড়াতে ওয়াশরুম করা যেতে পারে এমন স্থানে, যাতে ইমল্পয়েজদের ব্যবহারের ক্ষেত্রে যেমন সুবিধা হবে তেমনি স্থানেরও অপচয় হবে না। আবার অফিসে ডাইনিং স্পেস অনেকসময় গুরুত্বপূর্ণ হয়ে পরে। কিন্তু স্পেস না থাকলে সে ক্ষেত্রে কোনো একটি কক্ষের সঙ্গে এমনভাবে সট করে নিতে হবে যাতে চাইলে সে রুমটিকে অফিসের কাজের জায়গার পাশাপাশি ডাইনিং হিসেবেও ব্যবহাআর করা যায়।

আলোচ্য বিষয়গুলো তাছাড়া অফিস কক্ষগুলোকে সজ্জিত করার জন্যে আরও কিছু পরিকল্পনা করা যেতে পারে। যেমন- ওয়ার্ক ডেস্ক/টেবিল প্ল্যান, ওয়াল/দেয়াল প্ল্যানিং, দেয়াল বিকল্প হিসেবে ব্যবহারের কৌশল, পেইন্টিং ও ওয়ালপেপার ব্যবহার, ফ্লাওয়ার বাস/ফুলের ব্যবহার,দেয়াল ঘড়ি, বিশেষ ছবি বা স্মৃতি সঙ্গরক্ষণ স্পেস, এন্টিক দ্রব্যের ব্যবহার ও রিলাক্সেশন সিনারিও ব্যবহার প্রভৃতির মাধ্যমে একটি ছোট স্পেসের অফিসকে আরও বেশি নান্দনিক ও আকর্ষণীয় করে তোলা যেতে পারে।

একটি নান্দনিক অফিস আপনার কাজের গতিকে যেমন বাড়িয়ে তুলতে পারে, তেমনি আপনার অফিসের রুচিবোধেরও প্রকাশ করে থাকে। ফলে বাড়বে আপনার অফিসের সেবা গ্রহীতার পরিমাণ ও সেবা অনুযায়ী আপনার চাহিদাও। তাই স্পেস ছোট হলেও সেবার মানের দিকে কমপ্রোমাইজ না করার জন্য একটি নান্দনিক ও সুসজ্জিত অফিস গুরুত্বপূর্ণ ও জরুরী বিষয়।

সারকথা

একটি ছোট অফিসের সঠিক পরিকল্পনা ও নান্দনিক ডেকোরেশন শুধু জায়গার সঠিক ব্যবহারই নিশ্চিত করে না, বরং কর্মীদের কাজের পরিবেশকে আরামদায়ক ও উৎপাদনশীল করে তোলে। সীমিত স্পেসকে কার্যকরভাবে সাজানোর জন্য মাল্টিফাংশনাল ফার্নিচার, উপযুক্ত রঙের ব্যবহার, আলো ও বায়ু চলাচলের সঠিক ব্যবস্থা, এবং গ্রীন এলিমেন্ট যুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। হাতিল ফার্নিচার থেকে সবচেয়ে সেরা মূল্যে এধরনের সকল উপকরণ পেয়ে যাবেন।

ছোট অফিস ডেকোরেশন করার বিষয়ে কিছু প্রশ্নোত্তরঃ

কোন রঙ ছোট অফিসকে বড় দেখাতে সাহায্য করে?

হালকা রঙ যেমন সাদা, অফ-হোয়াইট, প্যাস্টেল শেড, ও হালকা ধূসর ছোট জায়গাকে বড় ও উজ্জ্বল দেখায়। অপরদিকে, গাঢ় ধূসর, কালো, নীল এসব রঙ রুমের মাঝে একটা আলো আধারি পরিবেশ তৈরি করবে যা কর্মীদেরকে তেমন একটা স্বস্তি দেবেনা।

ছোট অফিসে কনফারেন্স বা মিটিং স্পেস কীভাবে রাখা যায়?

বেশ কয়েকটি উপায় আছে। যেমন— প্রথমেই ফোল্ডেবল বা মাল্টিপারপাস টেবিল ব্যবহার করলে প্রয়োজনমত সময়ে অনেক জায়গা পাওয়া যাবে। আবার, গ্লাস পার্টিশন দিয়ে নির্দিষ্ট জায়গা তৈরি করে অথবা রিসিপশন এরিয়াকে মিটিং স্পেস হিসেবে ব্যবহার করা যেতে পারে।

ছোট অফিসে সংরক্ষণের জন্য কী ধরনের আসবাব ব্যবহার করা উচিত?

দেয়ালের সাথে লাগানো শেলফ, বিল্ট-ইন ক্যাবিনেট এবং ফোল্ডেবল ডেস্ক বা আন্ডার-ডেস্ক স্টোরেজের মত মাল্টিপারপাস ফার্নিচার ব্যবহার করা ভালো। এছাড়া খুব বড় চেয়ার না কিনে সিম্পল ডিজাইনের অফিস চেয়ার নেয়া ভাল।