প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানোর জন্য হোম অফিস কিভাবে সাজাবেন?

২০২০ সালের শুরু থেকেই কোভিড ১৯ প্যান্ডেমিকের কারণে বিশ্বজুড়ে হোম অফিস কালচার বেশ জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে এবং এর পরবর্তী বছরগুলোতে এই জনপ্রিয়তার পরিমাণ কেবল বেড়েই চলেছে। তবে, হোম অফিস করতে গিয়ে অনেকেই নানা ধরনের চ্যালেঞ্জ অনুধাবন করেন, যার মধ্যে অন্যতম হচ্ছে প্রোডাক্টিভিটি মেন্টেইন করা। ঘরে বসে কাজ করার সময় প্রোডাক্টিভিটি ম্যাক্সিমাইজ করার জন্য একটা ওয়েল ডেকোরেটেড হোম অফিস থাকা আবশ্যক যা আপনার নৈমিত্তিক চাহিদাগুলো পূরন করতে পারবে। এছাড়াও, আপনার ওয়ার্কস্পেস যদি সাজানো গুছানো হয়, তাহলে তা আপনার কাজে স্বাচ্ছন্দ্য এনে দিবে। এছাড়াও ঘরোয়া কম্ফোর্টেবল পরিবেশে কাজ করার স্বাধীনতা আপনার মনোযোগ আরো বাড়িয়ে তুলবে।

বিশ্বের অন্যান্য দেশের মত বাংলাদেশও এই যাত্রা থেকে পিছিয়ে নেই, বরং এখন বাংলাদেশিরাও আইটি সেক্টরে প্রচুর রিমোট ওয়ার্ক করছে। তবে, হোম অফিস করার সময় আমরা যে ধরনের সমস্যার সম্মুখীন হই, যেমন – ঘন ঘন লোডশেডিং এবং দুর্বল ইন্টারনেট কানেকশন। এছাড়াও, হোম অফিস করার সময় অনেকেরই আইসোলেটেড ফীল হয়। ফলে কাজের প্রতি মনযোগ নিয়ে আসতে একটি আরামদায়ক, ও ইন্সপায়ারিং হোম ওয়ার্কস্পেস অনেক বড় ভূমিকা পালন করে।

হোম অফিস ডিজাইন কেমন হওয়া উচিত?

একটি হোম অফিস ডিজাইন করার সময় কনভিনিয়েন্স, বাসার পরিবেশ, টাইমজোন, ইত্যাদির মত কয়েকটি বিষয় বিবেচনায় রাখা উচিত। আপনি একজন ফ্রিল্যান্সার, উদ্যোক্তা বা রিমোট ওয়ার্কার – যেমনই হোন না কেন, একটি সুন্দর সাজানো হোম অফিস, আপনার কাজের ক্ষেত্রে অভূতপূর্ব পরিবর্তন নিয়ে আসতে সক্ষম। একটা ভাল পরিবেশে কাজ করার সময়, আপনার মাইন্ড ফ্রেশ থাকা জরুরি যাতে আপনি কাজে মনোযোগী হতে পারেন এবং আপনার পেশাদারী লক্ষ্য অর্জন করতে পারেন। তাই একটা সঠিক হোম অফিস সেটাপ করতে সঠিক ফার্নিচার নির্বাচন থেকে শুরু করে লাইটিং, প্লান্টস, গেজেটস ইত্যাদি অনেক গুরুত্বপুর্ন ভূমিকা পালন করে।

প্লেস সিলেক্ট করা

হোম অফিস সেটাপ করার সময় এই কাজের জন্য নির্ধারিত স্থানের প্রপার ইভ্যালুয়েশন যেমন – রুমের ওভার অল ডাইমেনশন, দরজা ও জানালার প্লেসমেন্ট এবং রুমে ওভারল লে-আউট ইন্সপেকশন ইত্যাদি করা জরুরি।  মনে রাখতে হবে যে, হোম অফিসের জন্য এমন স্থানই সিলেক্ট করা উচিত যা আপনাকে একাধারে দিবে প্রাইভেসি, নূন্যতম ডিসট্রাকশন এবং কাজ করার জন্য আরামদায়ক পরিবেশ। শহরের ব্যাস্ত কোলাহল এবং হাই ট্রাফিক এরিয়া থেকে একটু দূরে মোটামুটি শান্ত পরিবেশে অবস্থিত বাসাগুলোই বসবাস এবং হোম অফিসের জন্য আদর্শ স্থান কারণ যে কোন ধরণের কোলাহল এবং শব্দ, মানুষের মনোযোগ ব্যহত করে, যার বিরুপ প্রভাব কাজে পড়তে পারে। আর যদি আপনার বাসা শহরের প্রাণকেন্দ্রেই হয়ে থাকে, তাহলে অন্তত এমন একটা রুম ব্যবহার করতে পারেন, যেখানে দরজা জানালা লাগিয়ে অন্তত কনভিনিয়েন্টলি কাজ করা যায়। এছাড়াও, হোম অফিসের জন্য প্লেস সিলেকশনের করার সময় আরেকটি গুরুত্বপুর্ন বিষয় মনে রাখতে হবে, তা  হলো – ন্যাচারাল লাইটিংয়ের এক্সেস থাকা। কারন ওয়ার্কপ্লেসে ন্যাচারাল  লাইট আপনার প্রডাক্টিভিটি বৃদ্ধি করতে আরো সহায়তা করে।

তবে যদি এমন আলাদা সেপারেটেড রুম ম্যানেজ না করা যায়, তাহলে বাসার  কর্নার গুলোতে অফিস স্পেস বা ওয়ার্কস্পেস সেটাপ করার কথা চিন্তা করা যেতে পারে । আবার আপনি চাইলে, আপনার বাসার ছাদে, উঠানে কিংবা গার্ডেন এরিয়াতে একটি অফিশ শেড নির্মান করতে পারেন, তাহলে এটি আপনাকে চমৎকার সাপোর্ট দিবে।

ওয়ার্ক্সস্পেস  রিকোয়ারমেন্টস

আপনি যদি প্রোডাক্টিভিটি ফোকাসড একটি হোম অফিস ডিজাইন করতে চান, তাহলে প্রোডাক্টিভিটি বলতে আপনি কি বুঝাচ্ছেন সেই বিষয়টি আগে ডিফাইন করতে হবে। আপনার প্রফেশন ভেদে রিকোয়ারমেন্টস ভিন্ন হতে পারে, যেমন গ্রাফিক্স ডিজাইনারদের জন্য ওয়ার্কস্টেশন ভাল মানের হতে হবে, মিউজিশিয়ানদের রুমকে সাউন্ডপ্রুফ করতে হবে, যারা বিজনেস রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্টে আছে তাদের ফাস্টার কমিউনিকেশনের জন্য বেটার ইন্টারনেট কানেকশন লাগবে, ইত্যাদি। মোটকথা, প্রফেশন ভেদে রুমের ইকুইপমেন্ট চাহিদা ভিন্ন হতে পারে, তবে চেয়ার, টেবিল, কম্পিউটার, ইন্টারনেট – এই জিনিসগুলো অপরিহার্য। এছাড়াও রুমের জন্য স্টোরেজ, শেলফ, ক্যাবিনেট, ইত্যাদি ফার্নিচারিগুলো প্রয়োজন ভেদে দরকার পড়তে পারে। সেইজন্যই, ফার্নিচার সিলেকশনের আগে, কি ধরনের কাজ করা  হবে সেটা বিবেচনায় এনে হোম অফিস ডিজাইন করতে হবে। ধরা যাক, আপনি একজন কর্পোরেট অফিসার, যিনি হোম অফিস অনেক সময় করে থাকন। আপনার হোম অফিসে প্রয়োজনীয় ফাইল রাখার জন্য একটি ফাইল ক্যাবিনেট ব্যবহার করতে পারেন, যেখানে আপনার প্রয়োজনীয় সকল ফাইল প্রজেক্ট ভেদে সাজিয়ে রাখবেন যেন খুব কনভিনিয়েন্টলি যে কোন ফাইল এক্সেস করা যায়। এই হাতের নাগালে সবকিছু ইজি এক্সেস করার মাধ্যমে প্রোডাক্টিভিটি খুব সহজেই বৃদ্ধি করা সম্ভব।

এর পাশাপাশি রুমের ডিজাইন এরগোনোমিকেও পরিবর্তন করার দরকার হতে পারে। ওয়ার্কপ্লেসের কম্ফোর্ট, ইফিশিয়েন্সি এবং প্রোডাক্টিভিটি অপ্টিমাইজ করার জন্য ইউজারের এরগোনোমিক বিবেচনা এবং সেই অনুসারেই হোম অফিস ডিজাইন করাই উত্তম। যেমন, ইউজারের প্রয়োজন অনুসারে এডজাস্টেবল চেয়ার, সঠিক উচ্চতায় টেবিল, নির্দিষ্ট দূরত্বে কম্পিউটার মনিটর, হ্যান্ড রেস্ট ও ফুট রেস্ট ব্যবহার, ইত্যাদি এনশিউর করতে হবে। তা না হলে, যে কোন ধরনের অমনোযোগীতার কারনে কাজে বাধা পড়তে পারে।

লাইট এবং ভেন্টিলেশন

প্রোডাক্টিভ ওয়ার্কস্পেস তৈরি করার জন্য প্রপার লাইটিং এবং ভেন্টিলেশন অনেক গুরুত্বপুর্ন। কেননা, ন্যাচারাল লাইট আমাদের স্লিপ সাইকেল রেগুলেট করতে সাহায্য করে এবং দিনব্যাপী আমাদের এলার্ট থাকতে সাহায্য করে। এছাড়াও, আপনার ওয়ার্কস্পেসে যদি একটি প্রপার ভেন্টিলেশন সিস্টেম না থাকে, তাহলে ওয়ার্কস্পেসে বিরাজমান কার্বন এবং অন্যান্য দূষিত এলিমেন্ট আপনার কাজে নেগেটিভ ইম্প্যাক্ট ফেলতে পারে। তাই পর্যাপ্ত আলো বাতাসের সুব্যবস্থা নিশ্চিত করতে হবে।

ন্যাচারাল লাইটিং ম্যাক্সিমাইজ করার জন্য নিম্নলিখিত টিপসগুলো ফলো করতে পারেন –

• আপনার ওয়ার্কিং ডেস্ক জানালার কাছে রাখতে পারেন।
• ঘরের ফ্লোরে বা ওয়ালে রিফ্লেক্টিভ সারফেস ব্যবহার করুন যেন তা লাইট বাউন্স করে পুরো ঘর আলোকিত করে রাখতে পারে।  
• অন্য কোন ফার্নিচার দিয়ে কোন জানালা ব্লক করবেন না।
• জানালা দিয়ে আসা লাইটের পরিমান কন্ট্রোল করতে এডজাস্টেবল উইন্ডো কভার ইউজ করুন।
• আলোর পরিমাণ বাড়াতে স্কাইলাইট কিংবা সোলার টিউব ব্যবহার করতে পারেন।

সবসময় ন্যাচারাল লাইটের উপর নির্ভর করে তো থাকা যায়না। কারন সেক্ষেত্রে রাতের বেলা অন্ধকারে কিভাবে কাজ করবেন? তাই নিচের টিপসগুলো আর্টিফিশিয়াল লাইট সিলেকশন এবং ব্যবহারের ক্ষেত্রে হেল্প করবে।

• এমন বাল্ব সিলেক্ট করতে হবে যেন দিনের বেলার আলোর মতই আলো প্রোভাইড করতে পারে।
• কীবোর্ড ব্যবহার কিংবা ফাইল রিডিং এর কাজে ডেস্ক লাইট ব্যবহার করুন, এতে চোখের উপর চাপ কমবে।
• জেনারাল লাইটিংয়ের জন্য এম্বিয়েন্ট লাইট ব্যবহার করতে পারেন।
• চোখের দৃষ্টিশক্তির উপর চাপ প্রয়োগ করে, এমন লাইট ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকতে হবে।
• স্মার্ট লাইট ব্যবহার করুন, যেন প্রয়োজন অনুসারে ইচ্ছামত তার লুমেন্স বাড়াতে বা কমাতে পারেন।

ফার্নিচার সিলেকশন

হোম অফিসে কাজ করার সময় প্রোডাক্টিভিটি বৃদ্ধি করতে চাইলে, সঠিক ফার্নিচার সিলেক্ট করা অনেক গুরুত্বপুর্ন একটি বিষয়। যেমন, বলা যায় যে, যেহেতু কাজ করার জন্য দিনের অনেক লম্বা একটা সময় আমাদের চেয়ারেই বসে থাকা লাগে, তাই বসার মাধ্যম হিসেবে চেয়ার কিংবা সোফার প্রতি দিতে হবে আলাদা গুরুত্ব। বর্তমানে সুইভেল চেয়ার, ফিক্সড চেয়ার সহ নানা প্রকার চেয়ার আছে। সুইভেল চেয়ার ফ্লেক্সিবল হওয়াতে সাধারণত কর্পোরেট মানুষজন এসব চেয়ারেই বেশি কমফোর্টেবল অনুভব করে। আবার সুপিরিয়র কোয়ালিটির ফিক্সড চেয়ারও অনেকের পছন্দের তালিকার শীর্ষে আছে কারন, এতে খুব বেশি মেকানিজম নেই, তাই ঝামেলাবিহীন বলে অনেকেই পছন্দ করেন। তাই সিম্পল চেয়ার পছন্দকারীদের জন্য এটি প্রথম চয়েস হয়ে থাকে। আবার সারাদিন তো চেয়ারে বসে কাজ করার ধৈর্য্য সবার থাকেনা, তাই একটা কম্ফোর্টেবল এবং নরম সোফা এডিশনাল সিটিং স্পেস হিসেবে ব্যবহার করলে দারুন হবে।

এছাড়াও হোম অফিস ফার্নিচারের আরেকটি গুরুত্বপুর্ন অংশ হলো ডেস্ক। রুমের ডিজাইন প্যাটার্নের সাথে মিল রেখে ডেস্ক ব্যবহার করলে সেটা কাজের প্রতি মনোযোগী হতে হেল্প করবে। যারা মাল্টিপল স্ক্রীন ব্যবহার করেন, তাদের জন্য বড় সাইজের ডেস্ক ব্যবহার করা উচিত।  আবার, ফাইলস গুছিয়ে রাখার জন্য শেলফ কিংবা ফাইল ক্যাবিনেট, আবার বিভিন্ন ইন্সট্রুমেন্ট রাখার জন্য স্টোরেজ র‍্যাক এবং টুল বক্স ব্যবহার করা যেতে পারে।

রুম ডিজাইনের সাথে  টেকনোলোজি ইন্টিগ্রেশন

বাংলাদেশ থেকে রিমোটলি কাজ করার ক্ষেত্রে  ইন্টারনেটের গুরুত্ব অপরিসীম এবং বিরতিহীন কাজ করার জন্য হাই স্পীড ইন্টারনেট সিস্টেম থাকা বাধ্যতামুলক। যেহেতু হোম অফিস সেটাপের কথা বলা হচ্ছে, সেহেতু এই কাজের জন্য আলাদা রাউটার এবং মাল্টিপল নেট কানেকশন ব্যবহার করাই শ্রেয়। এতে করে একটি লাইনে পাওয়ার কাট হলেও অন্য লাইন দিয়ে সাপোর্ট দেয়া যাবে। ফলাফল – ক্লায়েন্টদের সাথে মিটিংয়ে নেট কানেকশন চলে গেলেও বিব্রত হতে হবেনা। আবার, কাজের প্রয়োজনীয়তা অনুসারে পার্সোনাল কম্পিউটার সেটাপ করা উচিত। এক্ষেত্রে লক্ষ্যে রাখতে হবে যে, ওভার পাওয়ার কনজাম্পশনের কারনে যেন অতিরিক্ত বিদ্যুৎ বিল না আসে। রুম ডিজাইনের সাথে টেকনোলোজির সন্নিবেশ ঘটাতে নিম্নলিখিত টিপসগুলো ফলো করতে পারেন –

• আশে পাশের বিরক্তিকর শব্দ প্রতিহত হরার জন্য নয়েজ ক্যান্সেলিং হেডফোনস  এবং হোয়াইট নয়েজ মেশিন ব্যবহার করুন।
• কম্পিউটার স্ক্রীনকে জানালা থেকে দূরে রাখুন যেন জানালার আলো আপনার কাজের ব্যাঘাত না ঘটায়।
• পরিবারের মেম্বারদের সাথে ডিসকাস করে তারপর কাজে বসুন, যেন তারা আপনার মনোযোগ ব্যাহত হবার কারণ না হয়।
• কাজে মনোযোগী হবার জন্য ওয়েবসাইট ব্লকার এবং ডিসস্ট্রাকশন ফ্রি সফটওয়্যার ইউজ করতে পারেন।
• আপনার ওয়ার্কস্পেসে কেবল ম্যানেজমেন্ট অনেক গুরুত্বপুর্ন একটা জিনিস। অগোছালো ওয়ার্কস্পেসে যে কারো মনোযোগ নষ্ট হতে পারে, তাই কেবল ম্যানেজমেন্ট সঠিক ভাবে করা উচিত।

ওয়ার্কস্পেস পার্সোনালাইজেশন

পার্সোনালাইজড ওয়েল বিয়িং এবং প্রোডাক্টিভিটি বৃদ্ধি করার লক্ষ্যে হোম অফিসও পার্সোনালাইজ করে ডিজাইন করা অনেক গুরুত্বপূর্ণ। আপনার চাহিদা অনুসারে সাজানো একটি পরিবেশে যখন আপনি কাজ করবেন, তখন সেটা আপনার কাজ করার মানসিকতা বাড়িয়ে দিতে পারে এবং সময়ের কাজ সময়ে সম্পন্ন করতে মোটিভেট করবে।

আপনার ওয়ার্কস্পেস পার্সোনালাইজেশনের জন্য নিচে টিপস গুলো ফলো করতে পারেন –

• ইন্সপিরেশনাল আইটেম: ওয়ার্কস্পেসে আর্টওয়ার্ক, ইন্সপিয়েশনাল কোটস বা প্রিয়জনের ফটো রাখতে পারেন। সারা দিন এই জিনিসগুলো  ইন্সপায়ারড এবং মোটিভেটেড রাখতে সাহায্য করতে পারে।
• পছন্দের রং ব্যবহার করুন : রঙ আমাদের মস্তিষ্ক এবং এনার্জি লেভেলের  উপর উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলতে পারে। ফলে আপনার হোম অফিসের কালার স্কিম আপনার পছন্দের রং অনুসারে করুন।
• প্লান্টস ব্যবহার করুন: গাছপালা বাতাস পিউরিফাই করতে, পরিবেশের উপর অক্সিজেনের চাপ কমিয়ে আপনার হোম অফিসে ন্যচারাল এলিমেন্ট যোগ করতে সাহায্য করে। তাই, ওয়ার্কস্টেশন কিছু গাছপালা রাখতে পারেন।
• কম্ফোর্টেবল ফার্নিচার: দীর্ঘ সময় ধরে ডেস্কে বসে থাকা আপনার শরীরের জন্য ক্ষতিকর হতে পারে। তাই কাজ করার জন্য কম্ফোর্টেবল চেয়ার এবং ফুটরেস্ট ব্যবহার করুন। পাশাপাশি, ঘাড় ও কাধের ব্যাথা থকে মুক্তি পেতে ডেস্কের হাইট আগে ভাগে নির্ধারন করে নিন।
• অর্গানাইজ ওয়ার্কস্পেস: একটি বিশৃঙ্খল কর্মক্ষেত্রের কারণে কাজে ফোকাস করা কঠিন হয়ে উঠে। শেলফ, ফাইল ক্যাবিনেট এবং ডেস্ক  অর্গানাইজারগুলির মতো স্টোরেজ সলিউশ্যান কেনার মাধ্যে এই সমস্যা সমাধান করতে পারেন।
• অ্যারোমাথেরাপি ব্যবহার করুন: সুগন্ধি হিসেবে এসেনশিয়াল অয়েলের জুড়ি মেলা ভার। এটি মানুষের মনে একটি শান্তিময় প্রভাব ফেলতে এবং কাজের ফোকাস উন্নত করতে সহায়তা করে। তাই ল্যাভেন্ডার বা পেপারমিন্টের মতো সুগন্ধযুক্ত অ্যারোমাথেরাপি ডিফিউজার ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করতে পারেন।

প্রোডাক্টিভিটি বৃদ্ধির জন্য হোম অফিস ডিজাইন করার ক্ষেত্রে কিছু সতর্কতা অবলম্বন করা দরকার। চেস্টা করবেন যেন আপনার ওয়ার্কস্টেশন যতখানি সম্ভব মিনিমালিস্টিক রাখা সম্ভব হয়, কেননা বেশি জিনিস থাকলে সেখানে কাজ করার সময় অমনোযোগী হয়ে যাওয়ার পসিবলিটিও বেশি। তাই যেহেতু প্রোডাক্টিভিটি বৃদ্ধি করাই আপনার ল মূল লক্ষ্য, উপরে উল্লেখিত টিপসগুলো ফলো করলে সুফল পাওয়া যাবে।