কনফারেন্স টেবিল কি একটি মিটিংকে সফল করতে পারে?
বিজনেস মিটিংগুলোর সাফল্য যে শুধু আপনার স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং এবং নেগোসিয়েশনের ওপর নির্ভর করে, তা নয়। যে কনফারেন্স রুমে বসে মিটিং করছেন, তার প্রতিটি অনুষঙ্গের প্রভাব থাকে এই সাফল্যের পেছনে।
একটি পরিপাটি কনফারেন্স রুম শ্রোতাদের মনোযোগ বাড়িয়ে দেয়, ফলে বক্তা হিসেবে আপনার আত্মবিশ্বাসও বেড়ে যায়। তাছাড়া গোছানো এবং আধুনিক সুবিধাসম্পন্ন অফিস এবং কনফারেন্স রুম আপনার বিজনেস সম্পর্কেও ক্লায়েন্টের মনে ইতিবাচক ছাপ ফেলে।
এই কনফারেন্স রুমের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অনুষঙ্গ হচ্ছে কনফারেন্স টেবিল। মানানসই সাইজ, ডিজাইন এবং স্থায়িত্বের কনফারেন্স টেবিল বাছাই করা তাই আপনার বিজনেস অপারেশনেরই একটি অংশ।
কী কী বিষয় খেয়াল রাখবেন?
বাজেট
আপনার পছন্দ এবং সামর্থ্য অনুযায়ী একটি বাজেট নির্ধারণ করুন। একই সাথে কনফারেন্স টেবিল গুলোর বাজারদর সম্পর্কে ধারণা নিন। এক্ষেত্রে ইন্টারনেটে হাতিলের অনলাইন শপ থেকে সহজেই এসব পণ্যের বাজার দর সম্পর্কে ধারনা পাবেন।
গুণগতমান
বারবার কনফারেন্স টেবিল কেনা নিশ্চয়ই একটি অযথা খরচ। তাই প্রথমবারেই যাচাইবাছাই করে টেকসই, মজবুত এবং দীর্ঘস্থায়ী টেবিলটি কিনুন। এজন্য কেনার আগে কাঠের মান, পলিশ, ডিজাইন, কাঠে রংয়ের ব্যবহার ইত্যাদি বিষয়ে জেনে নিতে হবে। তাছাড়া ফার্নিচার মেইনটেনেন্স বিষয়েও বিক্রেতার কাছ থেকে পরামর্শ নিয়ে নেওয়া উচিৎ।
স্পেস
কেনার পর যদি দেখেন আপনার অফিস স্পেসের তুলনায় টেবিলটি বেশি বড় কিংবা বেশি ছোট হয়ে গেছে, তখন হবে আরেক মুশকিল! তাই আগেভাগেই রুমের মাপ নিয়ে নিন।
পাশাপাশি, রুমের কোন জায়গায় টেবিলটি রাখবেন, কয়টি চেয়ার থাকবে, টেবিলে আর কী কী সুবিধা থাকা উচিৎ সেগুলোও আগে থেকে প্ল্যান করে কিনতে যাওয়া ভালো। যদিও অধিকাংশ অফিসে এখন ডিজিটাল ডকুমেন্টস ব্যবহার করা হয়, তবুও আপনার প্রয়োজনীয় ফাইল এবং কাগজপত্র রাখার স্টোরেজ এই কনফারেন্স টেবিলে আছে কিনা, ইউএসবি পোর্টের সুব্যবস্থা ইত্যাদি বিষয়ও নিশ্চিত করা উচিৎ।
শেপ এবং ডিজাইন
আপনার কনফারেন্স টেবিলের ডিজাইন কিন্তু আপনার বিজনেস এবং ব্র্যান্ড পারসোনালিটি নিয়ে ইঙ্গিত দেয়! আবার মিটিঙে অংশগ্রহণকারীদের মনের ওপরও কিন্তু টেবিলের শেপের পরোক্ষ প্রভাব থাকে!
তবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো রুমের সাইজ এবং শেপের সাথে টেবিলের সাইজ, শেপ, এবং ডিজাইন মানানসই হওয়া। বেশিরভাগ কনফারেন্স রুমের টেবিলগুলো আয়তকার বা ডিম্বাকার হয়, তবে কিছু কিছু টেবিল বৃত্তাকার হয়।
গোল টেবিলগুলো স্কয়ার রুমে বা বড় জায়গাগুলোতে এবং আয়তকার বা ডিম্বাকার টেবিলগুলো লম্বাটে ধরণের রুমেবেশি মানায়। এসবের বাইরেও অনেকে ভি-শেপ বা অন্য যেকোনো স্টাইলে টেবিল অর্ডার করতে পারেন।
হাতিলের সেরা কালেকশন
আপনার প্রয়োজন এবং পছন্দের ওপর বহু বছরের গবেষণা থেকে তৈরি করা হয় হাতিলের একেকটি ফার্নিচার। সেই প্রচেষ্টারই একটি অংশ হলো আমাদের কনফারেন্স টেবিল কালেকশন। চলুন জেনে নেই ট্রেন্ডিং কিছু টেবিল সম্পর্কে –
১) বার্কলে -১০৮
বার্কলে -১০৮ আপনার বেস্ট চয়েস হতে পারে। এই টেবিলে একসাথে ৮ জন আরামে বসতে পারবেন। অ্যান্টিক কালার এবং ল্যাকার ফিনিশিং-এর কারণে পুরো রুমেও অভিজাত ভাব আসে।
২) কলার্ড -১০৪
আপনার যদি বেশি স্পেসের প্রয়োজন থাকে, তাহলে কলার্ড -১০৪ আপনার স্মার্ট চয়েস হবে।
অনেকটা ডিম্বাকার এই কনফারেন্স টেবিলে ১২ জন বসার পর্যাপ্ত জায়গা থাকছে। এছাড়াও টেবিলের ওপরের অংশে বার্ক, প্রাকৃতিক এবং অ্যান্টিক কালারের মিশেলে চমৎকার একটি ডিজাইন তৈরি করেছে।
সাধারণত গোলটেবিলগুলো অধিক লোক বসার জন্য সুবিধাজনক হয়। এই দিক বিবেচনা করে শুধু গোল নয়, বরং বসার কমফোর্টের জন্য এই টেবিলে পার্টিশন ব্যবস্থাও রয়েছে। এমনকি অডিও এবং ভিডিও কনফারেন্সের জন্য প্রয়োজন অনুযায়ী বিভিন্ন ফাংশন ব্যবহারের সুব্যবস্থা রয়েছে।
৩) ক্রাইপি -১১১
ক্রিপি – ১১১’এর একই মডেলের কয়েকটি টেবিল একত্রে রেখে ভি লে-আউটে বড় পরিসরে একই রুমে অনেক মানুষের বসার ব্যবস্থা করতে পারেন। অর্থাৎ ক্রিপি – ১১১ এর ক্ষেত্রে স্পেস নিয়ে কোন দুশ্চিন্তা থাকবে না। আর এই কারণেই চারকোনা ক্রিপি – ১১১ টেবিলে আপনি ডিজাইনের কিছুটা ভিন্নতা লক্ষ্য করতে পারবেন। ক্রিপি – ১১১’এর উপরের অংশ আমেরিকান টিক ও সাদা রঙে তৈরি।
আর সাদা টেক্সচারের এই কনফারেন্স টেবিলটি আপনার বাজেটের মধ্যে সুলভ মূল্যের হবে। টেবিলটির পাদানির অংশ শুধু সাদা রঙের। এই টেবিলের অসাধারণ ভারবহন ক্ষমতা আছে। আপনার জন্য টেবিলে রুচিসম্মত ডিজাইন এবং অডিও, ভিডিওস্টেশন সুবিধা থাকবে যা অন্যান্য গতানুগতিক কনফারেন্স টেবিল থেকে আলাদা হবে।
৪) এমারাল্ড-১০৭
এমারাল্ড – ১০৭’এর প্রধান বৈশিষ্ট্য হলো স্টোরেজ সুবিধা। অ্যান্টিক কালারের ল্যাকার ফিনিশিং টেবিলটির বাহ্যিক সৌন্দর্য বৃদ্ধি করে একে আকর্ষণীয় করে তুলেছে বহুগুণ।
এই কনফারেন্স টেবিলের ওপরের অংশে স্টোরেজ ব্যবস্থা বাড়তি জায়গার সুবিধা দেয়। এছাড়াও কনফারেন্সে অডিও এবং ভিডিও স্টেশনের ব্যবস্থা রাখা হয়েছে। টেবিলের ডিজাইনে মার্জিতভাব এবং স্মার্টনেসের বিষয়টিও বিবেচনায় রাখা হয়েছে। ফলে এটি প্রথম দর্শনে আপনার নজর কেড়ে নিবে। চারকোণা এই টেবিলটিতে অনায়াসে ১১ জনের বসার জায়গা করতে পারবেন।
৫) হকলিবেরি -১০৫
বিচ উড এবং ভিনিয়ারড ইঞ্জিনিয়ারড উড দিয়ে তৈরি হাকলবেরি – ১০৫ আপনার সাজানো-গোছানো কনফারেন্স রুমের বাহ্যিক সাজসজ্জা আরো বেশি আকর্ষণীয় করে তুলবে।
উন্নত মানের হার্ডওয়্যার ফিটিংস এই প্রোডাক্টের স্থায়িত্ব বৃদ্ধি করেছে। মিনিমাল ডিজাইনের এই টেবিলটি যে কারোর পছন্দের তালিকায় জায়গা করে নিতে পারবে এবং আপনার বাজেটের মধ্যেই পেয়ে যাবেন। এছাড়া খুব সাধারণ তবে আকর্ষণীয় ডিজাইনটি আপনার কনফারেন্স রুমের সাদাসিধে লুকের জন্যও প্রসংশনীয় হবে।
৬) অন্টারিও -১০১- ল্যাকোয়
আপনি যদি অন্টারিও – ১০১ – ল্যাকার’এর ব্যাপারে ভেবে থাকেন, তবে আপনার রুচিবোধের প্রশংসা করতেই হবে!
আকর্ষণীয় ডিজাইনের এই টেবিলটিতে ১৪ জনের বসার পর্যাপ্ত জায়গা আছে। তবে এখানেই শেষ নয়, সাথে পাচ্ছেন স্টোরেজ সুবিধাও! ফলে এটি আপনার অতিরিক্ত স্পেসের চাহিদা খুব সহজেই মেটাতে পারবে। ভালোমানের হার্ডওয়্যার ফিটিংস প্রোডাক্টের কোয়ালিটি আরো বাড়িয়ে দিয়েছে। অ্যান্টিক কালারের এই টেবিল আপনার নির্ভরতার জায়গাটি খুব সহজেই দখল করতে পারবে।
৭) অন্টারিও -১০১- এমএফসি (এ টি + ই বি)
গতানুগতিক ধারার কালারগুলো যদি আপনার পছন্দ না হয়ে থাকে, তবে এবনি এবং আমেরিকান টিক কালারের অন্টারিও – ১০১ – এমএফসি (এটি + ইবি) আপনার পছন্দসই আসবাব হতে পারে।
পার্টিকেল বোর্ডের তৈরি এই কনফারেন্স টেবিলটির স্টোরেজ ব্যবস্থা বেশ ভালো। টেবিলের উভয় প্রান্তে একই রং ব্যবহার করা হয়েছে এবং মাঝের রঙে ভিন্নতা আনার জন্য টেবিলটি অন্যান্য টেবিলের তুলনায় আলাদা আকর্ষণ তৈরি করেছে।
৮) অন্টারিও -১০১- এমএফসি (ই বি + এ টি)
অন্টারিও – ১০১ – এমএফসি (ইবি + এটি) টেবিলটি এবনি কালারের এবং আকর্ষণীয় দেখতে।
তবে এখানে আপনি একটু দ্বিধাদ্বন্দে পড়তে পারেন। কারণ অন্টারিও – ১০১ – এমএফসি (এটি + ইবি) মডেলের টেবিলটিও একই ধরনের। স্টোরেজ ব্যবস্থা, স্পেস এবং গোলাকার আকৃতির দিক থেকে দুটো টেবিলের বিশেষ কোনো পার্থক্য আপনি খুঁজে পাবেন না। তবে রঙের কিছু পার্থক্য আছে। অন্টারিও – ১০১ – এমএফসি (ইবি + এটি) মডেলের কনফারেন্স টেবিলের উভয় প্রান্ত এবনি এবং মাঝে আমেরিকান টিক কালার ভিন্ন লুক তৈরি করেছে। আপনার ভালোলাগা অনুযায়ী যেকোনো মডেল পছন্দ করতে পারেন।
৯) প্যাট্রিক -১০৬- এমএফসি
মার্পেল এবং কালো রঙের প্যাট্রিক – ১০৬ – এমএফসি স্পেসের বিষয়টি খেয়াল রেখে সুন্দরভাবে ডিজাইন করা হয়েছে। বর্তমানে অনেকেই বিভিন্ন রঙের সেটআপে কালো রঙের প্রাধান্য দেন। এক্ষেত্রে আপনার পছন্দ যদি কালো হয়। তবে প্যাট্রিক – ১০৬ – এমএফসি আপনার পছন্দের তালিকায় থাকবে।
এছাড়া কনফারেন্স রুমে অডিও এবং ভিডিও কনফারেন্সের জন্য আলাদা সেটআপের ব্যবস্থা করার প্রয়োজন পড়বে না। আপনি এই টেবিলে অডিও এবং ভিডিও স্টেশন এবং ইলেকট্রনিক ডিভাইস ব্যবহারের সুবিধা উপভোগ করতে পারবেন।
কনফারেন্সে সবার অংশগ্রহণ না থাকলে নতুন নতুন আইডিয়া বের হয় না এবং বারগেইনিংও জমে না। আর সবাই তখনই অংশগ্রহণ করবে যখন স্বাছন্দ্যে বসতে পারবে। এ কারণেই আলো-বাতাসপূর্ণ একটি কনফারেন্স রুম এবং সেখানে উপযুক্ত একটি কনফারেন্স টেবিল থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
সবশেষে, সবার সুযোগ সুবিধার কথা বিবেচনা করে, কিছুটা সময় হাতে নিয়ে আপনার কনফারেন্স রুমটি সাজিয়ে নিন। আর কনফারেন্স রুমের প্রধান আকর্ষন যেহেতু কনফারেন্স টেবিল, তাই একটু ভেবে চিন্তে সিদ্ধান্ত নেওয়াই ভালো।
