নিত্যদিনের আলোচনা কিংবা সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষেত্রে বর্তমানে অফিসে একসাথে বসে মিটিং করার প্রয়োজনে কনফারেন্স টেবিল এক অপরিহার্য অংশ হয়ে দাঁড়িয়েছে। অফিসের জন্য মানানসই ও চাহিদা অনুযায়ী কনফারেন্স টেবিল কিনতে গিয়েও অনেককেই দ্বিধাদ্বন্দে ভুগতে দেখা যায়।
এই লেখায় তাই পছন্দের কনফারেন্স টেবিল কেনা সংক্রান্ত কিছু জরুরি পরামর্শ বা টিপস আলোচনা করা হলো।
পাঁচটি কনফারেন্স টেবিল কেনা সংক্রান্ত পরামর্শ বা টিপস
১/ রুমের আকার কেমন?
কনফারেন্স টেবিল যে রুমে রাখা হবে সেই রুমের আকারের উপর নির্ভর করেই কনফারেন্স টেবিল কিনতে হবে। ঐ রুমে শুধুই কি কনফারেন্স টেবিলই থাকবে? যদি শুধু কনফারেন্স টেবিলই থাকে সেক্ষেত্রে একটু বড় সাইজেরই কিনতে পারবেন টেবিল। অন্যথায় একই রুমে থাকা অন্যান্য ফার্নিচারের সাথে সামঞ্জস্য রেখে কিনতে হবে কাঙ্খিত এই টেবিল। বাজারে এখন বিভিন্ন আকারের কনফারেন্স টেবিল পাওয়া যায়। আয়তাকার, বৃত্তাকার, বর্গাকারসহ নানা ডিজাইনের এই টেবিলগুলো ছোট-বড় নানা আকারেই পাওয়া যায়। এতে করে সহজেই নিজের পছন্দের আকার ও ডিজাইনের কনফারেন্স টেবিল বাছাই করে নিতে পারেন।
২/ ক’জন বসবে টেবিলে?
কনফারেন্স টেবিল কেনার আগে রুম এবং টেবিলের সাইজ নিয়ে ভাবার সময় গুরুত্বপূর্ণ যে বিষয়টি নিয়েও ভাবতে হবে তা হলো সিটিং ক্যাপাসিটি বা সহজ করে বললে ক’জন বসবে এক টেবিলে৷ আপনি যে আকার বা ডিজাইনের কনফারেন্স টেবিলই কিনুন না কেন আপনাকে অবশ্যই মানুষের সংখ্যা অনুযায়ী টেবিল সাইজের ব্যাপারটি খেয়াল রাখতে হবে৷ আমি কিছুটা সহজ করে দিতে পারি হিসেবটা। ধরে নিন, ৬ ফুট লম্বা টেবিলে ৬ জন বসতে পারে। একইভাবে ১৫ ফুট লম্বা টেবিলে ১৫ জনের বসার ব্যবস্থা করা যাবে। এমন করে আপনি যদি আগে থেকেই জানতে পারেন যে ক’জনকে আপনি একটি কনফারেন্স টেবিলে জায়গা দিতে চান তাহলে সেটি দারুণ সহযোগিতা করবে এই টেবিল কেনার ক্ষেত্রে।
৩/ টেবিলের ডিজাইন হবে কেমন?
কনফারেন্স টেবিলের ডিজাইন নিয়ে ভাবনার ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের সাথে মানানসই ডিজাইনেই মনোযোগী হওয়া উচিত। ক্যাজুয়াল মিটিংয়ে কনফারেন্স টেবিল কিছুটা ভিন্ন ডিজাইনেরই হতে পারে। এক্ষেত্রে টেবিলের রং নিয়ে এক্সপেরিমেন্ট করতে পারেন। তবে ফরমাল মিটিংয়ের জন্য নির্ধারণ করা কনফারেন্স টেবিলের ক্ষেত্রে রংয়ের খুব বেশি এক্সপেরিমেন্ট না করাই ভালো। এক্ষেত্রে কালো বা ট্রেডিশনাল বার্নিশ রংকে প্রাধান্য দিতে পারেন। তবে সব ধরনের মিটিংয়ের ব্যাপারে চিন্তা করেই টেবিলের রং এবং ডিজাইনের নির্বাচন করা উচিত।
সাধারণত চার ধরনের কনফারেন্স টেবিলের প্রচলন দেখা যায়। ট্রেডিশনাল, কনটেম্পোরারি, ট্রানজিশনাল এবং মডার্ণ ডিজাইনের কনফারেন্স টেবিল। ট্রেডিশনাল কনফারেন্স টেবিল স্ট্যান্ডার্ড শেপ যেমন আয়তাকার, নৌকা আকৃতি কিংবা ডিম্বাকৃতিতে ডিজাইন করা হয়। এ ধরনের টেবিলগুলো আইন অফিস, ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান এবং সরকারি বিভিন্ন সংস্থায় ব্যবহার হতে দেখা যায়।
কনটেম্পোরারি ডিজাইনের কনফারেন্স টেবিলগুলো এদের ভৌগোলিক শেপের জন্য বেশ পরিচিত। দারুণ বার্ণিশ এবং নিখুঁত ফিনিশিং দেওয়া এসব টেবিল প্রায়ই বিভিন্ন কর্পোরেট প্রতিষ্ঠানে ব্যবহার হয়ে থাকে।
ট্রানজিশনাল কনফারেন্স টেবিল হচ্ছে ট্রেডিশনাল এবং কনটেম্পোরারি ডিজাইনের যৌথ রূপ। দুটো ডিজাইনের মিশেলে এই টেবিল তৈরি হওয়ায় এটি এক নান্দনিক ডিজাইনে রূপ নেয়। এই ধরনের টেবিলগুলো সাধারণত সামরিক বাহিনীর কার্যালয়ে, উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান, অটোমোটিভ প্রতিষ্ঠানে ব্যবহার হতে দেখা যায়।
মডার্ণ ডিজাইনের কনফারেন্স টেবিলগুলো সর্বশেষ আধুনিক প্রযুক্তি জ্ঞান কাজে লাগিয়ে তৈরি করা হয়। এতে যুগের সাথে তাল মিলিয়ে ডিজাইনের বিষয়টি যেমন নান্দনিক করা হয় তেমনি মানের দিক থেকেও শতভাগ নিশ্চয়তা দেওয়ার চেষ্টা থাকে উৎপাদনকারীদের।
৪/ দেখতে হবে টেবিলের কোয়ালিটিও
আপনি যেহেতু ফি বছর কনফারেন্স টেবিল কেনার কথা ভাববেন না সেহেতু কনফারেন্স টেবিল কেনার সময় এর গুণগত মান নিয়েও নিশ্চিত হয়ে নিন। এক্ষেত্রে কনফারেন্স টেবিলটি কোন কাঠ দিয়ে তৈরি সে ব্যাপারটি বিবেচনায় নিতে পারেন। কিছু কনফারেন্স টেবিল আছে যেগুলো সুপিরিয়র কোয়ালিটি মেলামাইন ফেসড পার্টিকেল বোর্ড দিয়ে তৈরি৷ আন্তর্জাতিক কোয়ালিটি স্ট্যান্ডার্ড এবং লোড বিয়ারিং ক্যাপাসিটির বিষয়টি গুরুত্ব দিয়ে এসব টেবিল তৈরি করা হয়ে থাকে ৷ তাই গুণগত মান নিয়ে প্রশ্ন থাকে না।
আবার কিছু কনফারেন্স টেবিল আছে যেগুলো কিল্ন ড্রাইড ইম্পোর্টেড বিচ উড এবং ভেনিয়ার্ড ইঞ্জিনিয়ারড উড দিয়ে তৈরি করা হয়েছে। এক্ষেত্রে উচ্চ মানের পরিবেশবান্ধব ইতালিয়ান আল্ট্রা ভায়োলেট এবং পলিইউরিথ্রিন লিকুয়ার অ্যান্টিক ফিনিশ প্রযুক্তি ব্যবহার করা হয় এসব টেবিলে। তাই এসব কনফারেন্স টেবিলও যথেষ্ট মানসম্পন্ন।
এ দুই ধরনের আরো বেশকিছু ধরনের কনফারেন্স টেবিল রয়েছে যেগুলো ভিন্ন ভিন্ন উপাদান দিয়ে তৈরি হলেও এই দুই ধরনের কনফারেন্স টেবিলের গুণগত মানের জন্য এগুলোর প্রতিই বাজারে সবচেয়ে বেশি চাহিদা লক্ষ্য করা যায়।
৫/ টেবিলের প্রতি যত্নশীল হওয়া জরুরি
কনফারেন্স টেবিল কেনার পর সেটি যখন ব্যবহার করা হবে তখন সেটির প্রতি যত্নশীল হওয়া প্রয়োজন। কারণ ধুলাবালি বা পচন ধরায় এমন তরল বা কঠিন দ্রব্য টেবিলে পড়লে সেটি টেবিলের স্থায়িত্বকে প্রশ্নবিদ্ধ করতে পারে। মিটিং শেষে তাই নিয়মিত টেবিলটি নির্ধারিত উপায়ে পরিচ্ছন্ন রাখতে হবে। এছাড়া টেবিলের সৌন্দর্য বাড়াতে টেবিলের মাঝ বরাবর ফুলদানি, শোপিস বা এ জাতীয় সৌন্দর্যবর্ধক উপাদান রাখতে পারেন।
কনফারেন্স টেবিল একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের মধ্যে কাজের আগ্রহ বাড়িয়ে তোলে। একসাথে বসে আলোচনার প্রেক্ষিতে যেকোনো জটিল বিষয়ে সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর জন্য কনফারেন্স টেবিল অগ্রগণ্য ভূমিকা পালন করে। এতে প্রতিষ্ঠানের সাফল্য যেমন বিকশিত হয় তেমনি একে অপরের মতামত শোনার মাধ্যমে ব্যক্তিগত জ্ঞানও সমৃদ্ধ হয়। তাই কনফারেন্স টেবিলের গুরুত্ব বিবেচনা করে সব বিষয়ে ভেবেচিন্তে কনফারেন্স টেবিল কিনতে মনোযোগী হওয়া উচিত। সেই ভাবনার সাথে মানানসই এবং পছন্দ বা রুচির সাথে মেলে এমন কনফারেন্স টেবিল নেওয়ার ক্ষেত্রে কোনোরকম ভাবনা ছাড়াই দেশীয় ব্রান্ড হাতিল ফার্ণিচার বেছে নিতে পারেন।
বোনাস পরামর্শঃ মডুলার বনাম নন-মডুলার কনফারেন্স টেবিল
আধুনিক কর্মসংস্থান নির্মাণে এমন আসবাব পছন্দ করা উচিৎ যা কর্মীদের উৎপাদনশীলতাকে বৃদ্ধি করে। সমীক্ষায় দেখা গেছে, কর্মস্থানে ব্যবহৃত আসবাব এবং উপকরণ প্রভাব ফেলে কর্মীদের কর্মপরিকল্পনায়। আধুনিক চাহিদা পূরন করে হাতিল বাজারে নিয়ে এসেছে মডুলার এবং নন-মডুলার কনফারেন্স টেবিলের বেশ কিছু মডেল। দুই ঘরানার টেবিলগুলি থেকে আপনার উপযোগী টেবিলটি বেছে নিতে জেনে নিতে হবে তাদের মধ্যেকার পার্থক্য এবং সুবিধাগুলি।
গঠন এবং নন্দনগত পার্থক্য
কনফারেন্স টেবিলগুলি মূলতঃ তাদের গঠন বৈশিষ্ট্যেই আলাদা। মডুলার টেবিলগুলি একাধিক ইউনিটের সমন্বয়ে তৈরি। প্রয়োজন অনুযায়ী এসব ইউনিটগুলিকে একত্রিত কিংবা বিচ্ছিন্ন করা যায়। রুমের আকার এবং মিটিং এ অংশগ্রহণকারী সদস্য সংখ্যার উপর নির্ভর করে এধরণের টেবিলগুলির বিন্যাস পরিবর্তন করা যায়। অন্যদিকে নন-মডুলার টেবিলগুলো স্থায়ী কাঠামোর। প্রয়োজনে বিভক্ত করা না গেলেও, এধরণের টেবিলগুলি ব্যবস্থাপনা করা সহজ।
নমনীয়তা এবং ব্যবহারিক বৈচিত্রময়তা
আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক, ক্ষেত্র এবং লক্ষ্য নির্বিশেষে যে কোন আলোচনাসভার জন্যেই মডুলার কনফারেন্স টেবিলগুলি উপযুক্ত মিলনায়তন। একটি বড় মিটিং, ছোট টিম ওয়ার্কশপ, কিংবা ব্রেকআউট সেশনের জন্য এটি অত্যন্ত উপযোগী। একই টেবিল সেটআপে কখনো ফর্মাল প্রেসেন্টেশন আবার কখনো সেমি-ইনফরমাল গ্রুপ আলোচনা করা যায়।
অন্যদিকে, নন-মডুলার টেবিল প্রধানত কর্পোরেট মিটিং, বোর্ড মিটিং কিংবা ক্লায়েন্ট প্রেজেন্টেশনের মতো নির্দিষ্ট কাজে উপযোগী। এতে অনায়াসে দৃঢ়তা ও পেশাদারিত্ব বজায় রাখা যায়, তবে ব্যবহারের ক্ষেত্রে যথেষ্ট সীমাবদ্ধতা থেকে যায়।
পরিবহন ও পুনর্বিন্যাসের সুবিধা
মডুলার টেবিল সাধারণত হালকা এবং ছোট ছোট অংশে বিভক্ত হওয়ায় পরিবহন ও স্থানান্তর সহজতর হয়। অফিস স্থানান্তর বা অস্থায়ী অনুষ্ঠানে দ্রুত সেটআপ করাও সম্ভব। এগুলো ভেঙে ছোট অংশে নিয়ে যাওয়া যায় বলে বহনযোগ্যতাও বেশ উন্নত। অপরদিকে, নন-মডুলার টেবিল স্থায়ী স্থাপনার জন্যই উপযুক্ত। এগুলোর ওজন ও আকার তুলনামূলকভাবে বড় হওয়ায় স্থান পরিবর্তন বা পুনর্বিন্যাস বেশ জটিল এবং সময়সাপেক্ষ।
কনফারেন্স টেবিল ক্রয়ে কিভাবে উপকরণ বাছাই করবেন?
চলুন জেনে নেয়া যাক কনফারেন্স টেবিল তৈরিতে ব্যবহৃত উপকরণ কিভাবে রুমের পরিবেশের উপর প্রভাব ফেলে এবং উপযোগী টেবিলটি বেছে নিতে আপনাকে কোন উপকরণটি বাছতে হবেঃ
কাঠ
বিচউড, ওক, মেহগনি ইত্যাদি প্রিমিয়াম হার্ডউড অত্যন্ত টেকসই এবং সময়ের সাথে সাথে এসব কাঠের রঙ এ আরো গাড়ত্ব আসে। কাঠ কর্মক্ষেত্রে উষ্ণতা এবং চিরকালীন সৌন্দর্য যোগ করে, তবে এটি নিয়মিত পালিশ করা এবং আর্দ্রতা ও তাপ থেকে সুরক্ষিত করা প্রয়োজন।
ল্যামিনেট
বাজারে ল্যামিনেট তৈরি আসবাব জনপ্রিয়তায় অন্যান্য বিকল্পগুলিকে পিছনে ফেলছে। ল্যামিনেট বোর্ডের সবচাইতে আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্য হলো এটির দাম। আশ্চর্যরকম সাশ্রয়ী ল্যামিনেট বোর্ডগুলিকে অনেক ক্ষেত্রেই এখন কাঠের বিকল্প হিসেবে গ্রহণ করা হচ্ছে। অতিরিক্ত সুবিধা হিসেবে, কনজুমাররা পাচ্ছেন হাজারো কালার, ডিজাইন এবং ফিনিশ অপশান। ল্যামিনেট বোর্ডগুলির রক্ষণাবেক্ষণ বেশ সহজ। কিন্তু অতিরিক্ত আর্দ্র পরিবেশ এবং পানির সংস্পর্শে খুব সহজেই উপরের পৃষ্ঠ ভিতের কোর থেকে আলাদা হয়ে যেতে পারে।
গ্লাস
আসবাবপত্র নির্মাণে গ্লাস একটি ক্লাসিক চয়েস। গ্লাসের ব্যবহার আসবাবপত্রে একটি ঝকঝকে ভাব নিয়ে আসে এবং রুমের ভিতরে একটি নান্দনিক পরিবেশ নিয়ে আসে। টেবিল সারফেস তৈরিতে গ্লাস একটি বহুল ব্যবহৃত উপকরণ। গ্লাস পরিষ্কার করা খুবই সহজ তবে এটি আঙুলের ছাপ ধরে রাখতে পারে। চকচকে লুক ধরে রাখতে ঘন ঘন গ্লাস ক্লিনার দিয়ে মোছা বা ধোয়া জরুরি।
মেটাল
মেটাল দিয়ে তৈরি কনফারেন্স টেবিল আপনাকে দিয়ে অন্যান্য যে কোন উপকরণের চাইতে বেশী সময় ধরে টিকে থাকার অঙ্গিকার। আসবাবে ব্যবহৃত মেটালগুলো স্থিতিশীল হলেও সেগুলো আধুনিক স্টাইলের অন্ততঃ স্লিম শেইপের হয়। ফলশ্রুতিতে আপনি পান সহজে বহনযোগ্য, মিনিমাল ডিজাইনের, সাশ্রয়ী বিকল্প।
আপনার কাঙ্ক্ষিত কনফারেন্স টেবিলটি বাছাই করতে হলে গঠনগত মান যাচাই করতে হবে। জয়েন্টগুলোর ফিনিশিং, অতিরিক্ত হার্ডওয়্যারের মান, বিভিন্ন অংশে ব্যবহৃত উপকরণগুলির উপযোগিতা ইত্যাদি বিবেচনা করেই আপনাকে ডিসিশন নিতে হবে।
সারকথা
কনফারেন্স টেবিল একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের মধ্যে কাজের আগ্রহ বাড়িয়ে তোলে। একসাথে বসে আলোচনার প্রেক্ষিতে যেকোনো জটিল বিষয়ে সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর জন্য কনফারেন্স টেবিল অগ্রগণ্য ভূমিকা পালন করে। এতে প্রতিষ্ঠানের সাফল্য যেমন বিকশিত হয় তেমনি একে অপরের মতামত শোনার মাধ্যমে ব্যক্তিগত জ্ঞানও সমৃদ্ধ হয়।
তাই কনফারেন্স টেবিলের গুরুত্ব বিবেচনা করে সব বিষয়ে ভেবেচিন্তে কনফারেন্স টেবিল কিনতে মনোযোগী হওয়া উচিত। সেই ভাবনার সাথে মানানসই এবং পছন্দ বা রুচির সাথে মেলে এমন কনফারেন্স টেবিল নেওয়ার ক্ষেত্রে কোনোরকম ভাবনা ছাড়াই দেশীয় ব্রান্ড হাতিল ফার্ণিচার বেছে নিতে পারেন।
কনফারেন্স টেবিল কেনা সম্পর্কিত সাধারণ প্রশ্নোত্তর
কনফারেন্স টেবিল কেনার সময় কোন বিষয়গুলো দেখবো?
রুমের আকার, কতজন বসবে, টেবিলের ডিজাইন, উপকরণ এবং গুণগত মান এই পাঁচটি বিষয় বিবেচনা না করে কনফারেন্স টেবিল কেনা উচিৎ নয়। অন্যথায় আপনার কেনা কনফারেন্স টেবিলটি রুমের ডিজাইন, এবং রুচি ও প্রয়োজন পরিপূরক হবে না।
কনফারেন্স টেবিলের জন্য কোন উপকরণ সবচেয়ে ভালো?
বিচউড, ওক বা মেহগনির মতো হার্ডউড অত্যন্ত টেকসই, তবে ল্যামিনেট ও মেটাল টেবিলও উপযুক্ত যত্ন সহকারে ব্যবহার করলে দীর্ঘ সময়ে স্থায়ী সহায়তা দিবে।
কোন ডিজাইনের কনফারেন্স টেবিল অফিসের জন্য ভালো?
অফিসের উপযুক্ত কনফারেন্স টেবিল বাছতে কিছু বিষয়ের উপর খেয়াল রাখতে হয়, যেমন অফিসের ধরন এবং পরিবেশ যাচাই। আধুনিক অফিসগুলোতে ব্যবহার করার জন্যে উন্নত ডিজাইনের এবং উৎকৃষ্ট ম্যাটেরিয়ালে তৈরি প্রফেশনাল লুকের কর্পোরেট ডিজাইন বাছাই করার সবচাইতে ভালো সিদ্ধান্ত হবে।
কনফারেন্স টেবিলের মূল উদ্দেশ্য কী?
একটি কনফারেন্স টেবিল হল আলোচনা, প্রেজেন্টেশন এবং পরিকল্পনা সভা আয়োজনের জন্যে একটি আবশ্যকীয় মিলনস্থল। ক্লায়েন্ট এর সাথে ভিডিও কনফারেন্স, টিম এর সাথে আলোচনা, অথবা অফিসের সার্বিক উন্নয়নে পরিকল্পনা সভা, সব ক্ষেত্রেই একটি কনফারেন্স টেবিল অংশগ্রহণকারীদের মতবিনিময়ে সহায়তা করতে পারে।
কতজন বসবে তা কিভাবে নির্ধারণ করবো?
সাধারণভাবে, প্রতি ১ থেকে ১.৫ ফুট টেবিলের জন্য একজনের বসার জায়গা ধরলে সহজ হিসাব করা যায়। যেমন, ১০ থেকে ১৫ ফুট টেবিলে ১০ জন আরামসে বসতে পারবেন।
গ্লাস টপ টেবিল কি ভালো বিকল্প?
গ্লাস টপ টেবিল দেখতে দারুণ হলেও নিয়মিত পরিষ্কার করতে হয় কারণ এতে আঙুলের ছাপ পড়ে। যথাযথ ক্লিনিং এজেন্ট ব্যবহার করলে এবং যত্ন নিলে, গ্লাস টপ টেবিল হতে পারে আপনার কনফারেন্স রুমের জন্যে আদর্শ পছন্দ।
একটি আদর্শ কনফারেন্স টেবিলের বৈশিষ্ট্য কী হওয়া উচিত?
একটি উৎকৃষ্ট কনফারেন্স টেবিলে স্থায়িত্ব, কার্যকারিতা এবং নান্দনিক সৌন্দর্য এই তিনটির চমৎকার সমন্বয় থাকতে হবে। টেকসই উপকরণ দৈনন্দিন ব্যবহারে দীর্ঘস্থায়ী হয়, আবার একইসাথে পেশাদার চেহারাও ধরে রাখে।
আদর্শ কনফারেন্স টেবিলের সাইজ কত হওয়া উচিত?
সাইজ নির্ভর করে আপনার সাধারণ মিটিংয়ে কতজন অংশগ্রহণ করেন তার ওপর। সাধারণভাবে, একজন ব্যক্তির জন্য ২৪–৩০ ইঞ্চি প্রস্থের প্রয়োজন হয়। ছোট টিম (৪–৬ জন) এর জন্য ৬–৮ ফুট লম্বা টেবিল যথেষ্ট। মাঝারি টিম (৮–১০ জন) এর জন্য প্রয়োজন ১০–১২ ফুটের টেবিল। সহজ যাতায়াতের জন্যে টেবিলের চারপাশে পর্যাপ্ত জায়গা খালি রাখতে হয়।
১০ জনের জন্য কনফারেন্স টেবিলের আকার কত হওয়া উচিত?
১০ জনের টিমের জন্য প্রায় ১২–১৫ ফুট লম্বা কনফারেন্স টেবিল আদর্শ। আয়তাকার বা বোট-শেপ ডিজাইন এই ধরনের বড় দলের জন্য সবচেয়ে উপযোগী। যদি পুরো টেবিলটি একসাথে স্থাপন করা সম্ভব না হয়, তাহলে মডুলার টেবিল বেছে নিতে পারেন, সহজেই বিভিন্ন আকারে বিন্যস্ত এবং পুনর্বিন্যস্ত করা যায়।
আরও দেখুনঃ হাতিলের ১০টি কনফারেন্স টেবিলের ডিজাইন
